Tugas MPR II

Jelaskan dan beri contoh yang ada di dalam kegiatan PR mengenai:

1. Pembagian tanggung jawab

2. Penyusunan jadwal

3. Anggaran

1. Pembagian tanggung jawab

Public Relations (PR) merupakan instrument untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut terutama kelompok publik sendiri, publik internal, dan pers. Melaksanakan koordinasi pekerjaan agar jangan sampai ada pekerjaan yang tumpang-tindih, mengawasi pekerjaan staf agar jangan menyimpang jauh dari perencanaan dengan metode kerja yang benar, alat kerja yang sesuai, dan informasi kerja yang tepat.

PR harus mampu membantu pimpinan, karyawan, investor, masyarakat, dan lain-lain untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi terkait dengan perusahaan/ organisasi. Dalam hal ini, seorang public relations harus memiliki pengetahuan yang luas tentang bagaimana mengkoordinir dan mengatur suatu kegiatan/agenda dapat berjalan dengan lancer dan sukses dilaksanakan.

Contoh: Seorang PR membagikan tugas kepada staf-stafnya dengan jobdesc masing-masing sesuai dengan keahlian mereka. Seperti ada yang bertugas untuk dokumentasi, mencari media untuk peliputan kegiatan perusahaan, dan untuk merencanakan program berkelanjutan kedepannya.

2. Penyusunan jadwal

Penyusunan jadwal adalah pengelolaan waktu yang akan digunakan untuk kegiatan PR. Pengelolaan waktu seharusnya sudah mulai dilakukan sejak merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan. Pertimbangan dalam menyusun jadwal kegiatan menurut Smith (2005), "Waktu sesungguhnya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas untuk mencapai tujuan kegiatan. Berbagai pola atau jenis serta frekuensi kegiatan yang akan dilakukan."

Tujuan penyusunan jadwal yaitu dapat melaksanakan kegiatan yg hrs dijalankan secara sistematis demi tercapainya tujuan yg telah ditetapkan, dengan tugas dan waktu yang telah direncanakan.

Contoh:

• ·Seorang PR telah menyusun jadwal untuk pertemuan dengan para media massa dalam kegiatan pengklarifikasian suatu masalah dalam instansi.
•  Bila ada rencana launching produk baru maka seorang PR harus menyusun: Hari, Tanggal, Bulan dan Tempat agar kegiatan dapat berjalan sesuai dengan rencana.
•   Seorang PR merencanakan program-program kegiatan perusahaan atau event-event perusahaan untuk membangun citra positif dan dikenal dikalangan masyarakat.

3. Anggaran

Penganggaran dana yang disusun secara sistematis oleh seorang PR untuk mengetahui seberapa banyak dana yang diperlukan untuk membiayai suatu program PR. Dengan  penyusunan anggaran, usaha yang dilakukan perusahaan akan lebih banyak berhasil dengan adanya kebijaksanaan yang terarah dan dibantu oleh perencanaan yang matang.

Menurut Cutlip, Center, dan Broom (1994) ada empat kemungkinan dalam penyusunan anggaran PR, antara lain:

1.  Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah keseluruhan anggaran perusahaan yang tersedia. Biasanya dalam bentuk persentase dari seluruh anggaran operasional yang dikeluarkan perusahaan
2. Anggaran disusun berdasarkan keperluan untuk bersaing dengan perusahaan saingan. Namun model seperti ini agak jarang digunakan dalam konteks kehumasan karena kegiatan PR agak berbeda dengan kegiatan pemasaran.
3. Anggaran disusun berdasarkan seluruh keperluan kegiatan kehumasan yang ada. Sebelum menyusun anggaran, bagian PR terlebih dahulu menganalisis dan menyusun rencana program yang akan dijalankan
4. Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan keuntungan yang diperoleh perusahaan/ organisasi.

Contoh: Seorang PR sedang memanage dana yang dimiliki perusahaan dalam kegiatan yang berhubungan dengan kebutuhan financial dalam perusahaan, penunjang fasilitas produksi, pembelian, pengiklanan, penjualan, pengembangan produk perusahaan, dan lain-lain.

Materi Manajemen Public Relations IV :

Perencanaan Program PR berdasarkan kepada Analisis Lingkungan Situasi dan Kondisi sebagai berikut:

(Cutlip, Center & Broom)

1. A searching look backward.
   Penelusuran masa lampau atau sejarah organisasi untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang terjadi.
2. A deep look inside.
   Penelaahan terhadap fakta-fakta dan pendapat yang dipertimbangkan dipandang dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi.
3. A wide look around.
   Melihat kecenderungan-kecenderungan yang ada pada berbagai aspek (politik, sosial dan ekonomi) di sekeliling kita serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang.
4. A long, long looks ahead.
   Jauh memandang ke depan. Tujuan dan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistik dan kemudahan dalam mencapai tujuan.

Pokok-Pokok Perencanaan PR

• Rencana Strategis. Rencana jangka panjang. Dibuat oleh manajemen level atas. Memuat keputusan terkait dengan tujuan utama organisasi dan kebijakan dalam mengimplementasikannya. Memprediksi masa depan.
• Rencana Taktis. Mengembangkan keputusan spesifik tentang apa yang akan dilakukan pada stiap level organisasi dalam rangka melaksanakan rencana strategis. Fokus perhatian dengan kejadian pada operasi harian suatu organisasi.

Tiga dasar hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil dengan baik:

1. Rencana Program harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen.
2. Rencana Program tersebut harus mempunyai tujuan.
3. Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Program tersebut.

Faktor Utama Rencana Program

• Kegiatan yang akan dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR.
• Perencanaan anggaran.
• Perizinan dari pihak berwenang.
• Strategi pelaksanaan suatu kegiatan.
• Rapat/pertemuan periodik.
• Perekrutan karyawan beserta job-description-nya.
• Penyediaan sarana untuk hal-hal yang tak terduga.

Materi Manajemen Public Relations III :

PROSES PUBLIC RELATIONS

4 LANGKAH PROSES PR

1. Definisi permasalahan; apa yang terjadi sekarang? (analisis situasi)
2. Perencanaan dan program; apa yang harus kita lakukan, katakan dan mengapa alasannya? (strategi)
3. Aksi dan komunikasi; bagaimana dan kapan kita berindak dan mengatakan hal tersebut (Implementasi)
4. Evaluasi program; bagaimana kita telah melakukannya (evaluasi)

1. Mendefinisikan Permasalahan

• Praktisi PR harus dapat mengenal simtom dan penyebab.
• Praktisi PR perlu melibatkan diri dalam penelitian dan pengumpulan fakta.
• Praktisi PR perlu memantau dan membaca terus pengertian, opini, sikap, dan perilaku mereka yang berkepentingan dan terpengaruh oleh sikap dan tindakan suatu lembaga.

2. Perencanaan & Program

• Praktisi PR sudah menemukan penyebab dan sudah siap dengan langkah-langkah pemecahan dan pencegahan.
• Dirumuskan dalam bentuk rencana dan program termasuk anggaran.
• Kesepakatan bersama dan mendapat dukungan penuh.

3. Aksi dan Komunikasi

• Harus dikaitkan dengan objective/goal yang spesifik.

4. Evaluasi Program

• Pengukuran atas hasil tindakan di masa lalu.

Mendefinisikan Masalah: Riset

Pengumpulan Fakta

• Riset (desain; pengumpulan data primer, pengolahan data dan perumusan data): sampel yang diambil; jenis penelitian; lokasi responden; lamanya penelitian
• Data-data sekunder
• Content analysis. Analisis berita dari media-media utama.
• Clipping service. Berita yang dianalisis disebar kepada eksekutifyang berkepentingan dan dimintai komentar. Berita-berita tertentu perlu diumumkan kepada karyawan.
• Survei. Praktisi PR melakukan kunjungan.
• Konsultasi. Jasa konsultan. Second opinion. Obyektif.
• Pengumpulan fakta dari para pemimpin opini.
• Buka telinga. Membentuk acara-acara khusus yang memberi kesempatan kepada pihak tertentu untuk memberi masukan.

Penelitian

• Dibutuhkan untuk mendapatkan fakta atas simtom masalah dan untuk melakukan evaluasi.
• Prelimenary survey: fakta yang masih harus diuji kebenarannya.

1. Penelitian Informal

• Praktisi PR harus mengumpulkan fakta sebanyak-banyaknya terutama yang menyangkut opini dan sikap karyawan terhadap pekerjaan.
• Digunakan untuk mengetahui masalah-masalah dalam perusahaan dan hubungan unsur-unsur lain di luar perusahaan.
• Data lapangan. Data primer. 

Penelitian ini dilakukan atas pertimbangan:

• Anggaran PR yang belum memadai.
• Mencegah timbulnya keresahan bila perusahaan melakukan pemeriksaan secara formal.

Teknik Riset Informal

• Menyimpan dokumen/database.
• Kontak utama. Opinion leaders dalam komunitas, industri atau organisasi.
• Komite khusus. Kelompok penasihat.
• Kelompok fokus. Sejumlah kecil orang yang memiliki karakteristik demografis yang berdekatan.
• Pemantauan informal. Memonitor laporan berita, baik cetak, elektronik maupun internet. Pengecekan surat masuk, telepon dan laporan penjualan.
• Internet, Perpustakaan, dan Sumber Database.

2. Penelitian Sekunder

• Data yang telah dikumpulkan dan diolah oleh pihak ketiga.
• Data-data yang dipublikasikan dan perpustakaan.
• Praktisi PR harus membiasakan diri melakukan skimming atas berita-berita pokok dan membaca secara intensif artikel yang ada kaitannya dengan suatu lembaga.

3. Penelitian Formal

• Biasanya menggunakan jasa riset dan perusahaan konsultan lain.
• Wawancara mendalam; FGD atau penelitian statistik.

Alasannya:

1. Memerlukan keahlian profesional yang membutuhkan ketekunan dan pengalaman.
2. Memerlukan obyektifitas.
3. Menyita bayak waktu.

Teknik Riset Ilmiah/Formal

• Analisis Isi. Menghitung verbal content dari pesan tertulis/lisan yang sudah ditranskripsikan. Kiping berita; chatroom; laporan tahunan dan publikasi lain dari pesaing.
• Riset survei. Pengujian secara hati-hati dan terperinci terhadap pengetahuan, persepsi, sikap dan opini dari anggota masyarakat yang beragam. Data demografis dan data opini.
• Riset Eksperimental. 
• Eksperimental laboratorium
• Eksperimental lapangan

Materi Manajemen Public Relations II :

Public Relations sebagai Alat Manajemen

• Secara struktual humas merupakan bagian dari organisasi ini berarti  fungsi yang melekat pada manajemen perusahaaan 
• Melakukan fungsi 2 arah antara lembaga dan publiknya peranannya turut menentukan sukses tidaknya Visi, Missi dan tujuan organisasi atau perusahaan 

Peran strategis PR dalam Manajemen Organisasi

• Mengevaluasi opini Publik 
• Mengindentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi untuk kepentingan publik 
• Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan .
• Menciptakan dan mengembangkan persepsi baik bagi , organisasi , perusahaan, lembaga atau produknya  terhadap masyarakatyang mempunyai dampak positif  bagi masa depan perusahaan, lembaga, perusahaan dan produknya.

Manajemen Humas secara operasional 

• PR berfungsi melaksanakan 

A . Penelitian untuk memperoleh data primer maupun sekunder. Penelitian bersifat opinion maupun riset motivasi yang tertuju pada jiwa manusia berkaitan dengan kebutuhan dan keinginanan .

B. Perncanaan  penyusunan suatau program acara , Agenda Setting program kerja humasberdasarkan fakta di lapangan  
C. Mengkoordinasi suatu Tim kerja dengan menentukan kerjasama dan keterlibatan bagian/devis lainnya dalam satu koordinasi tim yang solid sebagai upaya pencapaian tujuan perusahaan 

D. Produksi, bentuk produksi yang dihasilkan oleh humas berupa produk publikasidan promosi upaya mendukung perluasan pemasaran produk yang berpengaruh pada perusahaan 

E. Partisipasi  Khalayak /komunitas 

    Maksudnya partisipasi humas dalam melakukan suatu komunikasi timbal balik bagi kepentingan organisasi juga publiknya misalnya dalam kegiatan CSR.

F. Nasehat (Advisory)

    Diharapkan humas bisa memberikan sumbang saran kepada pimpinan berkenaan dengan penyesuaian kebijakan yang demi untuk kepentingan publik.  

G. Aktivitas/proses  Humas

• Pencarian Fakta
• Perencanaan
• Komunikasi
• Evaluasi untuk mengukur efektvitas program

Definisi Manajemen Public Relations 

• Manajemen humas adalah proses penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh  oleh organisasi.] Proses manajemen humas biasa dilakukan oleh seorang praktisi dalam kegiatan humas.Menurut Frank Jeffkins, humas merupakan segala sesuatu yang terdiri dari semua bentuk komunikasi berencana, baik ke dalam maupun ke luar, untuk mencapai tujuan khusus, yaitu pengertian bersama.

 Manajemen Strategis dalam Humas

• Strategi adalahpendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan dengan pelaksanaan gagasan , perencanaan dan eksekusi sebuah aktivitasdalam kurun waktu tertentu.
• Taktik adalah cara mencapai tujuan ditingkat operasinal pelaksanaan yang mempunyai rentang tertentu.

Tahapan dalam Proses PR

1. Menetukan Masalah
2. Perencanaan (Planning)
3. Aksi dan Komunikasi
4. Evaluasi 

Tugas MPR I

1. Apa Itu PR?

Pengertian public relation adalah: Interaksi dan menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan untuk kedua belah pihak, dan merupakan profesi yang profesional dalam bidangnya karena merupakan faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi dengan secara tepat dan dengan secara terus menerus karena public relation merupakan kelangsungan hidup organisasi yang bersangkutan (Maria, 2002).

2. 4 Model Public Relation Menurut Gurig dan Hunt:

1. Two way communication symmetrical

Contohnya Lifeboy, karena di managemen Lifeboy melakukan komunikasi dua arah dengan masyarakat, instansi tersebut tidak menutup diri atas pertanyaan masyarakat atas semua hal tentang Lifeboy dan juga mereka melakukan riset bukan hanya untuk kepentingan perusahaan dalam meningkatkan jumlah pembelian masyarakat terhadap produk Lifeboy tetapi juga untuk kepentingan masyarakat dengan mengadakan program cuci tangan yang bertujuan untuk meningkatkan kesehatan masyarakat Indonesia.

2. Two way communication asymetrical

Contohnya pengantian minyak tanah ke gas yang dicanangkan pemerintah, di dalam program ini pemerintah melakukan komunikasi dua arah dan tidak menutup diri atas pertanyaan masyarakat juga komplainnya terhadap masalah bagaimana penggunaan kompor gas yang memang sebagian besar masyarakat masih sangat asing dalam menggunakan kompor gas dengan menerjunkan beberapa kelompok orang untuk mendatangi rumah-rumahdan memberikan pengarahan cara menggunakan kompor gas juga menerjunkan para teknisi untuk memperbaiki kompor gas yang rusak akibat kesalahan penggunaan kompor gas tersebut. Dan program ini tidak didahului dengan riset tentang penggunaan minyak tanah oleh masyarakat Indonesia, pemerintah tidak melihat kepentingan masyarakat hanya kepentingan pemerintah saja agar minyak di Indonesia tidak habis dan produksi gas bisa meningkat penjualannya.

3. One way communication asymetrical

Contohnya Adam air, saat terjadi kecelakan yang mengemparkan masyarakat Indonesia dengan menghilangnya pesawat dalam kecelakaan tersebut. Pihak Adam air seakan cuci tangan dan saling lempar kesana-kemari akan tanggung jawabnya kepada penumpang. Seluruh kantor Adam air juga tutup. Sehingga masyarakat hanya menebak-nebak saja apa yang terjadi di dalam managemen Adam air, tidak ada komunikasi dua arah antara Adam air dan masyarakat. Adam air juga tidak berusaha untuk meningkatkan hubungannya dengan masyarakat dengan membangun citra yang baik demi kelangsungan hidup perusahanan.

4. One way communication symetrical

Contohnya penyakit misteri di Magelang. Pemerintah memang menangapi penyakit misterius yang banyak menelan korban di daerah Magelang akan tetapi terlalu tergesa-gesa menanggapinya yang menyebutkan bahwa tempe gembus penyebabnya, tetapi hal itu dibantah oleh keluarga korban ataupun korban yang selamat. Pemerintah memang berupaya untuk meningkatakan hubungannya antara instansi dengan masyarakat agar pemerintah bisa membantu masyarakat untuk menemukan penyakit apa yang sebenarnya terjadi juga membantu menanganinya, tetapi respon dari masyarakat hingga kini tidak ditanggapi sehingga membuat komunkasi yang terjadi hanya satu arah.

Materi Manajemen Public Relations I

Materi Manajemen Public Relations I :

DEFINISI MPR

Manajemen = manage
Public relations = hubungan publik

Apa itu PR?

- Public Relation adalah fungsi khusus manajemen yang membantu membangun dan memelihara komunikasi bersama, pengertian, dukungan , dan kerja sama antara organisasi dan publik, melibatkan masalah manajemen, membantu manajemen untuk tetap mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi tren, dan menggunakan penelitian dan teknik suara yang layak dalam komunikasi sebagai alat utama. (maria,2002).

• Fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap public, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur individual dan organisasi yang punya kepentingan public, serta merencanakan dan melaksanakan program  aksi dalam rangka mendapatkan pemahaman dan penerimaan public.
• Public Relations adalah fungsi manajemen tertentu yang membantu membangun dan menjaga lini komunikasi, pemahaman bersama, penerimaan mutual dan kerja sama antara organisasi dan publiknya.

Tugas seorang PR :

1. PR Melibatkan problem atau manajemen isu
2. PR membantu manajemen agar tetap responsif  dan mendapat informasi terkini  tentang opini public
3. PR mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan public
4. PR membantu manajemen tetap mengikuti perubahan dan memanfaatkan perubahan secara efektif
5. PR menggunakan riset dan komunikasi yang sehat dan etis sebagai alat utamanya

Tahapan Manajemen :

• Perencanaan

• Pengorganisasian
• Penyusun Formasi
• Memimpin
• Pengawasan

Peranan PR dalam manajemen suatu organisasi :

1. Mengevaluasi sikap / opini publik
2. Mengidentifikasi kebijakan & prosedur organisasi / perusahaan dengan kepentingan publiknya
3. Merencanakan & melaksanakan penggiatan aktifitas PR / Humas

Kemampuan Manager PR

• Harus memiliki karakter yang merupakan perpaduan seni dengan profesional yang baik dalam kemampuan manajerial, teknis, motivator, komunikator, perencanaan, pelaksanaan, dan hingga mengevaluasi program kerja dsb.
• Creator, conseptor, mediator, problem solver