Tugas MPR II
Jelaskan dan beri contoh yang ada di dalam kegiatan PR mengenai:
1. Pembagian tanggung jawab
2. Penyusunan jadwal
3. Anggaran
1. Pembagian tanggung jawab
Public Relations (PR) merupakan instrument untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut terutama kelompok publik sendiri, publik internal, dan pers. Melaksanakan koordinasi pekerjaan agar jangan sampai ada pekerjaan yang tumpang-tindih, mengawasi pekerjaan staf agar jangan menyimpang jauh dari perencanaan dengan metode kerja yang benar, alat kerja yang sesuai, dan informasi kerja yang tepat.
PR harus mampu membantu pimpinan, karyawan, investor, masyarakat, dan lain-lain untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi terkait dengan perusahaan/ organisasi. Dalam hal ini, seorang public relations harus memiliki pengetahuan yang luas tentang bagaimana mengkoordinir dan mengatur suatu kegiatan/agenda dapat berjalan dengan lancer dan sukses dilaksanakan.
Contoh: Seorang PR membagikan tugas kepada staf-stafnya dengan jobdesc masing-masing sesuai dengan keahlian mereka. Seperti ada yang bertugas untuk dokumentasi, mencari media untuk peliputan kegiatan perusahaan, dan untuk merencanakan program berkelanjutan kedepannya.
2. Penyusunan jadwal
Penyusunan jadwal adalah pengelolaan waktu yang akan digunakan untuk kegiatan PR. Pengelolaan waktu seharusnya sudah mulai dilakukan sejak merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan. Pertimbangan dalam menyusun jadwal kegiatan menurut Smith (2005), "Waktu sesungguhnya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas untuk mencapai tujuan kegiatan. Berbagai pola atau jenis serta frekuensi kegiatan yang akan dilakukan."
Tujuan penyusunan jadwal yaitu dapat melaksanakan kegiatan yg hrs dijalankan secara sistematis demi tercapainya tujuan yg telah ditetapkan, dengan tugas dan waktu yang telah direncanakan.
Contoh:
- ·Seorang PR telah menyusun jadwal untuk pertemuan dengan para media massa dalam kegiatan pengklarifikasian suatu masalah dalam instansi.
- Bila ada rencana launching produk baru maka seorang PR harus menyusun: Hari, Tanggal, Bulan dan Tempat agar kegiatan dapat berjalan sesuai dengan rencana.
- Seorang PR merencanakan program-program kegiatan perusahaan atau event-event perusahaan untuk membangun citra positif dan dikenal dikalangan masyarakat.
3. Anggaran
Penganggaran dana yang disusun secara sistematis oleh seorang PR untuk mengetahui seberapa banyak dana yang diperlukan untuk membiayai suatu program PR. Dengan penyusunan anggaran, usaha yang dilakukan perusahaan akan lebih banyak berhasil dengan adanya kebijaksanaan yang terarah dan dibantu oleh perencanaan yang matang.
Menurut Cutlip, Center, dan Broom (1994) ada empat kemungkinan dalam penyusunan anggaran PR, antara lain:
- Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah keseluruhan anggaran perusahaan yang tersedia. Biasanya dalam bentuk persentase dari seluruh anggaran operasional yang dikeluarkan perusahaan
- Anggaran disusun berdasarkan keperluan untuk bersaing dengan perusahaan saingan. Namun model seperti ini agak jarang digunakan dalam konteks kehumasan karena kegiatan PR agak berbeda dengan kegiatan pemasaran.
- Anggaran disusun berdasarkan seluruh keperluan kegiatan kehumasan yang ada. Sebelum menyusun anggaran, bagian PR terlebih dahulu menganalisis dan menyusun rencana program yang akan dijalankan
- Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan keuntungan yang diperoleh perusahaan/ organisasi.
Contoh: Seorang PR sedang memanage dana yang dimiliki perusahaan dalam kegiatan yang berhubungan dengan kebutuhan financial dalam perusahaan, penunjang fasilitas produksi, pembelian, pengiklanan, penjualan, pengembangan produk perusahaan, dan lain-lain.
